Indhold
- Projektledelsessoftware, Mød skyen
- Fordelene ved Cloud-software
- Ingen fejl, ingen stress - Din trinvis vejledning til oprettelse af livsændrende software uden at ødelægge dit liv
- Hvad er risikoen?
- Hvor Cloud PM-software fungerer
- Lidt forskning, et fremragende værktøj
Kilde: Rawpixel / iStockphoto
Tag væk:
Cloud-projektstyringssoftware muliggør samarbejde og reducerer omkostninger, men det er ikke uden et par faldgruber.
Det virkelig bærbare kontor er ikke kun muligt, men er hurtigt ved at blive normen for mange virksomheder. Håndholdte enheder var et stort skridt mod virkeligheden ved at arbejde overalt, og nu har cloud computing fjernet den sidste barriere. Med projektstyringssoftware, der er vært i skyen, kan du have alt, hvad du har brug for ved hånden, uanset hvor du befinder dig.
Naturligvis har enhver teknologi sine fordele og ulemper. I denne artikel skal du tage et kig på, hvordan virksomheder kan flytte deres projektstyring i skyen, hvem der kan drage fordel af, og hvilke faldgruber der stadig er tilbage for denne høje softwareløsning. (For nogle baggrundslæsning, se Project Management 101.)
Projektledelsessoftware, Mød skyen
Projektstyringssoftware koordinerer og automatiserer mange af de mere kedelige funktioner ved styring af projekter. De fleste af disse softwareprogrammer inkluderer grafer og Gantt-diagramgenerering, opgaveopgave, timesedler og milepæle. Mere avancerede versioner kan også regulere ressourcer, overvåge budgetter, spore udgifter og beregne omkostninger.
Så hvad med skyen? Denne metode til at arbejde involverer brug af programmer og lagring af data via en internetforbindelse. Cloud-software hostes af udbyderen på fjernservere snarere end at være fysisk installeret på et selskabs maskiner. Microsoft OneDrive, Dropbox og dit Amazon Kindle digitale bibliotek er eksempler på cloud-opbevaring. (For at lære mere om de samlede fordele ved cloud computing, skal du læse En begynderguide til skyen: Hvad det betyder for små virksomheder.)
Fordelene ved Cloud-software
Cloud-software leveres med mange fordele. En af de primære fordele for projektstyring er super-let deling. Fordi softwaren er vært i skyen, kan et helt forretningshold få adgang til de nyeste opgaver, tidsplaner og opdateringsopdateringer når som helst, hvilket gør cloud-software ideel til rejser og realtidssamarbejde.
Når vi taler om adgang, er en anden stor fordel for cloud-software portabilitet. En internetforbindelse er alt, hvad det kræver for at få adgang til programmet når som helst og hvor som helst fra enhver enhed, herunder en stationær computer, bærbar computer, smartphone eller tablet.
Der er også omkostninger og tid til at overveje. Traditionel installeret PM-software kan koste tusinder og kan kræve hardwareopgraderinger. Installation og opgraderinger er ikke kun dyre, de tager også langsom implementering. Cloud-software kræver på den anden side ikke installation, bare et login og adgangskode for at få adgang til den nyeste version af softwaren. Prisstrukturen er også meget lettere på et selskabs budget, da de fleste cloud-projektstyringssoftware sælges som abonnementsbaseret software som en service (SaaS). Dette betyder lave månedlige betalinger i stedet for hundreder eller tusinder på forhånd. Derudover kræver de fleste projektstyringssoftware ikke en langsigtet forpligtelse.
Kort sagt handler brugen af skyen om følgende udfordringer, som alle slags virksomheder står overfor, hvad enten de arbejder inden for arkitektur, byggeri eller telekommunikation:
Ingen fejl, ingen stress - Din trinvis vejledning til oprettelse af livsændrende software uden at ødelægge dit liv
Du kan ikke forbedre dine programmeringsevner, når ingen er interesseret i softwarekvalitet.
- Distributionsforsinkelser, tidszone-problemer
Med skytjeneste kan alle få adgang til virksomhedsdata fra en bærbar computer, pc, smartphone eller tablet overalt hvor der er en pålidelig internetforbindelse. - Projekt samarbejde
Glem tungvint, medarbejdere kan arbejde på et projekt over skyen og indsende ændringer, der vil være tilgængelige for resten af gruppen på få minutter. Dette gør det muligt for forskellige medarbejdere at arbejde i næsten realtid, ligesom hvis de var i samme rum. - Backup
Ved at have dokumenter i skyen er virksomhederne beskyttet mod hardware- og softwarefejl. - Ubegrænset lagerplads
Skyen løber aldrig tom for plads og er tilgængelig næsten overalt. Dette gør det muligt for virksomheder at arkivere filer, hvilket gør det muligt for teammedlemmer at fortsætte med at få adgang til dem i fremtiden, endda eksternt.
Hvad er risikoen?
Der er altid en fangst, ikke? På trods af sine styrker har cloud-projektstyringssoftware nogle få ulemper. Hoved blandt dem er sikkerhed, som er en iboende risiko for enhver online transaktion. (Læs mere om sikkerhedsrisici i The Dark Side of the Cloud.)
Lige siden sky-software begyndte at vokse i popularitet, har virksomheder nævnt sikkerhed som en primær bekymring. Når alt kommer til alt betyder brugen af skyen at gemme alle virksomhedens data - som kan indeholde forretningshemmeligheder, følsomme kundedata og virksomhedsoplysninger - på nogen andres servere. Disse servere kan være sårbare overfor hackere, vira eller endda naturkatastrofer eller fysisk tyveri.
Heldigvis er cloud-softwareleverandører opmærksomme på disse risici, og de fleste bruger den bedst tilgængelige sikkerhed for at beskytte deres servere og deres kundedata. Uden tilfredse kunder ville skyudbydere trods alt ikke være i forretning. Derudover er skysikkerhed forbedret over tid og vil sandsynligvis fortsætte med at gøre det, da skyudbydere kommer med nye løsninger til at beskytte deres kunders data.Alligevel bør virksomheder finde ud af, hvilke sikkerhedsprocedurer og -protokoller der er på plads, inden de abonnerer på en cloud-softwaretjeneste.
Nedetid er et andet potentielt problem. Hvis skyudbyderen oplever tekniske problemer, vil dens klienter ikke være i stand til at få adgang til deres data. I henhold til den internationale arbejdsgruppe for cloud computing resiliency var skyetidsudbydernes oppetid mellem 99,6 procent og 99,9 procent i gennemsnit 7,5 timer utilgængelig tid om året. Dette lyder ret godt, men IWGCR siger, at det er langt fra den 99,99 procent pålidelighed, der kræves af et missionskritisk system. Mange store cloud-softwareleverandører - og endda nogle mindre - har garanteret oppetid, så virksomheder bør se efter en, der bærer mindst risiko. Og selvfølgelig skal de mest afgørende data også sikkerhedskopieres internt.
Hvor Cloud PM-software fungerer
Mens store virksomheder har en tendens til at holde sig til den mere traditionelle installerede PM-software, omfavnes cloud-versioner af virksomheder, der mangler IT-budgetter på millioner dollars. De lave initialomkostninger, minimale eller ikke-eksisterende IT-infrastrukturinvesteringer, pay-as-you-go-priser og overalt adgang til cloud-software er ideel til:
- Startups og iværksættere
- Små og mellemstore virksomheder
- Virtuelle virksomheder med geografisk forskellige teams
- Freelance projektledere
Naturligvis oprettes ikke al projektstyringssoftware lige. Virksomheder bliver nødt til at finde software med funktioner til at imødekomme deres specifikke behov og undgå ekstra klokker og fløjter, der kan øge abonnementsprisen.
Lidt forskning, et fremragende værktøj
Cloud-projektstyringssoftware kan være et fremragende værktøj for mange virksomheder. Det kan spare tid og penge på projektstyring og give bekvemmeligheden og fleksibiliteten ved at arbejde i skyen. Som en nyere teknologi har cloud-projektstyring stadig nogle faldgruber at overvinde. Men denne service bliver i stigende grad væsentlig for mange typer virksomheder, hvilket vil føre til den innovation og forbedring, der kræves for at perfektionere dette værktøj i de kommende år.