Indhold
- Har et billetsystem
- ... Eller mindst en dedikeret adresse
- Færre s
- Giv oplysninger om kendte fejl
- Opret et forum
- Svar personligt
- Angiv en tidsramme
- Søg feedback
- Toler ikke misbrug
- Vær professionel
Kilde: Esignn / Dreamstime.com
Tag væk:
IT-afdelinger har altid meget på pladerne. Her er nogle måder at sikre, at tingene løber mere glat og får bedre resultater.
For mange virksomheder fungerer IT-afdelingen som rygraden og nervecentret og holder information flydende uden problemer i hele systemet. IT-afdelingen indtager en unik position i virksomhedshierarkiet. Dens opgave er ikke nødvendigvis forbundet med virksomhedens hovedaktiviteter (alle typer virksomheder har faktisk IT-afdelinger, fra mad til mode), men den er ikke uafhængig af resten af afdelingerne.Mens it-personale ikke nødvendigvis er underordnede til andre ansatte, opretholder de en slags kundeserviceposition. At yde it-support til medarbejderne er en vigtig opgave for enhver it-afdeling i en virksomhed. Dette giver folk i virksomheden mulighed for at udføre deres opgaver effektivt og øge virksomhedens produktivitet. Så hvordan kan de gøre det job bedre? Her er 10 tip, som enhver IT-afdeling bør overveje. (At arbejde i it har sine ulemper. Læs mere om 10 grunde til at det ikke betaler sig at være IT-fyren.)
Har et billetsystem
Mange store virksomheder, der yder teknisk support til deres kunder, har et billet-system til at holde styr på deres opgaver og spore fremskridtene på ethvert job. Selv hvis det er internt, kan et simpelt billettsystem hjælpe med at organisere afdelingen, så teknikere ikke mister synet af, hvad der skal gøres. Det mest basale, et billetsystem skal have, er muligheden for at reagere automatisk med et billetnummer og et "notat" -felt, så teknikere kan registrere vigtige oplysninger om billetens fremskridt.... Eller mindst en dedikeret adresse
Nogle virksomheder har muligvis ikke ressourcer (eller ønsker) at have et fuldt funktionelt billettsystem. Et godt alternativ ville være at oprette en dedikeret adresse til spørgsmål og supportproblemer med en auto-responder til nye.Færre s
Brug tid på at besvare de rigtige spørgsmål i et eller. Problemet, som mange it-medarbejdere har, er, at de har tendens til at miste timer bare ved at skrive s eller ing frem og tilbage. For eksempel, hvis de får et ordsprog "Jeg kan ikke få", kan de afbryde et hurtigt svar med "Hvilken enhed bruger du?" som så kan få et svar på "Min bærbare computer", som de vil svare, "Hvilket operativsystem er det?" Dette kan bogstaveligt talt ske hele dagen. I stedet bør IT tage sig tid til at sikre, at de får alle de oplysninger, de har brug for i en, og derefter give et svar. Brug af et par minutter på at svare personen i detaljer kan hjælpe med at skære ned på uendelige frem og tilbage-samtaler.Giv oplysninger om kendte fejl
Angiv en FAQ eller "Kendte fejl" -side. De fleste mennesker har de samme problemer som andre brugere. Ved at tilvejebringe en FAQ for alle, eller måske en side, der indeholder detaljerede kendte fejl (og hvad der gøres ved dem), kan IT-afdelingen skære ned på de eller de gentagne gange, de er nødt til at svare - for ikke at nævne fjendskab om, hvorvidt spørgsmål er bliver adresseret.Opret et forum
For større virksomheder med en stor brugerbase kan det være fornuftigt at oprette et forum, hvor folk kan liste deres problemer eller bekymringer. Dette giver medarbejderne mulighed for at reagere på hinanden og hjælpe hinanden ud.Svar personligt
Dette virker som en simpel - eller endda logisk - ting at gøre, men mange it-afdelinger bruger stadig "teamet" eller "dit supportteam", når du håndterer forespørgsler. Dette er ikke kun irriterende for mange brugere, men det kan også få det til at lyde som om afdelingen forsøger at undgå ansvarlighed og ansvar. Hvis it-medarbejdere besvarer hver anmodning personligt og inkluderer deres navne, hjælper dette medarbejderne med at føle, at anmodningen bliver håndteret, og også give dem en måde at få fat i nogen, når de virkelig har brug for hjælp.Angiv en tidsramme
Fortæl folk, hvornår et problem vil blive løst. Igen er dette noget, der kan virke som sund fornuft, men få mennesker tager faktisk tid til en til den person, der anmoder om støtte, når problemet er løst. Dette er ikke kun høfligt, men det giver også et tidsstempel og et papirspor, hvis andre problemer skulle opstå.Søg feedback
Enhver afdeling eller virksomhed ønsker at vide, hvordan de har det, og hvordan de kan forbedre deres tjenester. Efter løsning af en anmodning er det en god ide at anmode om feedback fra medarbejderen. Har et link klar til en formular eller bare spørg dem, hvad de syntes om tjenesten.Toler ikke misbrug
Det er let for folk at blive frustrerede, især dem, der arbejder i højtryksjob. I nogle tilfælde kan dette betyde, at man fjerner frustrationer over andre mennesker, som it-medarbejdere.Mens mange ledere betragter it-afdelingspersonalet som underordnede, betyder det ikke, at de er ansatte. IT-afdelingsledere og -chefer bør ikke tolerere misbrug fra andre afdelinger, især dem, der verbalt misbruger ansatte.Vær professionel
Fordi it-afdelinger hovedsageligt håndterer interne anliggender, er det let at være afslappet eller endda brysk når det kommer til håndtering af anmodninger. IT-personale skal dog altid projicere en professionel eller endda en venlig tone, når de besvarer anmodninger. En høflighed kan gå langt.Dette er kun et par tip til at hjælpe it-afdelinger med at yde bedre service til deres virksomheder. Hvis du har andre tip, så del dem @Techopedia.